“ศิลปะการทำ presentation”
เห็นมีคนถกเถียงเรื่องการใช้เครื่องมือทำ presentation กัน ว่าคนรุ่นใหม่ใช้ Canva, หรือ AI presentation making เช่น Gamma ถ้าเราคนรุ่นก่อน ก็จะใช้ keynote, powerpoint หรือแม้แต่ Google Slide (อันนี้อาวุธที่ถนัด 😂 แต่เค้าบอกว่าล้าสมัยเสียงั้น) จริงๆ ก่อนจะมาคิดถึง tools ซึ่งสมัยนี้ที่ผมพบ คือ หลายคนเอา GenAI ผสมกับ tools ที่เขียน prompt ก็ gen “โครงเรื่อง, เนื้อหา, รูปต่างๆ” แบบง่ายดาย (แต่อย่าเพิ่งเข้าใจผิด ผมไม่ได้มาสอนใช้ tools ในการทำ presentation เพราะคงหาได้มากมายตาม YouTube หรือถาม ChatGTP ในสมัยนี้)
แต่อยากชวนคุยเรื่องความเข้าใจโครงเรื่อง หรือองค์ประกอบเนื้อหา เพราะหลังๆ ฟังเด็กๆ นำเสนอบ่อย บางคนสไลด์สวยมาก แต่เนื้อหา พอไล่ๆ ไปงง และขุดๆ ไปอ้อ ใช้ tools วิเศษทำที่มี template หรือ AI บอกเนื้อหา ทำให้ค่อนข้างห่วงถึง “วิธีคิด”
เพราะในชีวิตจริง “วิธีคิด สำคัญกว่า วิธีการ” เสมอ และเทคนิคการทำ presentation มันขึ้นกับ Audience ด้วยนะ ผู้บริหารระดับสูงต่างคน ก็ชอบรูปแบบต่างกัน, คนระดับกลาง-ล่างก็อาจชอบอะไรลงรายละเอียด หรือลูกค้าก็อาจะจะคนละเรื่องแม้เราพูดเรื่องเดียวแค่อาจจะต้องคนละแบบหมดในการทำ presentation ก็ได้
ทีนี้มาดูเทคนิคที่ผมพอจะนึกออกใน “ศิลปะการทำ presentation” ในทุกๆ กรณี คือ
- “ก่อนนำเสนอทุกครั้งคุณต้องใช้เวลาเตรียมตัวอย่าลวกๆ แล้วขึ้นไปนำเสนอ” คุณต้องทำการบ้าน ว่าคุณจะนำเสนอใคร? (นำเสนอคน 30,000 ฟุต, นำเสนอคนตัดสินใจที่เห็นภาพงานทั้งหมด, นำเสนอคนปฏิบัติการ) การเตรียมตัวนำเสนอ ต่อให้เรื่องเดียวกัน เนื้อหาก็จะไม่เหมือนกัน ดังนั้น ก่อนนำเสนอ “ใครจะฟัง” > “Agenda ที่จะเสนอภายใต้เวลา?” > “ต้องการผลลัพธ์จากการนำเสนอเป็นยังไง — เพื่อทราบ?, เพื่อตัดสินใจ? เพื่อ feedback?, เพื่ออนุมัติ?, เพื่อขอการสนับสนุน? คุณต้อง design ผลลัพธ์เพราะ presentation จะต่างกันทั้งหมด
- ให้ทำการบ้านก่อนว่า Barriers/Blockers ที่สำคัญ ที่จะทำให้คุณไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการใน Bullet แรกคืออะไร? มี scenario ไหนบ้าง? ให้คิดแม้กระทั่งคำถามที่เขาจะถาม (เพื่อ prepare คำตอบล่วงหน้า)
- ลองดูทุกหน้าที่เราจะเสนอ มันมีจุดดึงดูด จุดสนใจ หรือ hook ใดบ้างที่จะใส่ในหน้านำเสนอ หรือแม้กระทั่ง บทพูด เพราะไม่งั้นปล่อยไหลไปเรื่อย ไม่มีจังหวะ hook เป็นระยะ ถ้าการนำเสนอคุณนานคนฟังจะฟังผ่านๆ ไปได้
- “พาดหัว” ของทุกสไลด์สำคัญมาก ควรให้ความสำคัญ เขียนแล้วบอกได้ว่าหน้านั้นจะทำอะไร? และต้องการผลอย่างไร? อย่าปล่อยให้พาดหัวการนำเสนอ แปะเป็นประโยคสั้นๆ ทั่วๆ ไป
- “รูปภาพ หรือกราฟ” ที่ visualise สำคัญ อย่าเพียงใส่ๆ ไปให้ดูแน่นๆ ทุก component ที่ใส่ต้องมีความหมาย ว่าไว้อธิบายอย่างไร และตอบพาดหัวของเราไหม? ใช้ visual ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะพลังของการสื่อสารออกมาเป็นภาพมาก บางครั้งก็ใช้มือวาดด้วยซ้ำ ไม่จำเป็นจะต้องวาดสวย แต่ขอแค่ให้สื่อความได้ก็พอ หรือหากมีรูปภาพที่สามารถใช้แทนข้อความที่เราต้องการจะสื่อสารได้ ก็ใช้รูปภาพแทนไปเลย
- “อย่ายัดทุกอย่างที่เราคิดในสไลด์เพียงไม่กี่หน้า” : เพราะยิ่งตัวหนังสือเยอะ font จะถูกบีบให้เล็กลง ยิ่งกับผู้ใหญ่ก็ยิ่งไม่ควรเพราะอ่านไม่ออกแน่ ส่วนกับเด็กก็ lost attention ไม่รู้จะเริ่มจากยังไงก่อน เผลอๆ คนจะไปเพ่งสไลด์มากกว่าคนนำเสนอ ดังนั้น “จำนวนหน้าเยอะไม่ใช่ presentation ที่แน่นหรือมีคุณภาพเสมอ”
- “อย่าทำ presentation กากๆ” เพราะ แม้ผู้บริหารหลายคน อาจจะบอกว่าไม่เน้นสวย เน้นเนื้อหาจะได้ไม่เสียเวลา แต่ในความจริงแล้ว “สวย/เรียบร้อย/เป็นระเบียบ/มี consitency” >> “มันบอกว่าคุณตั้งใจแค่ไหนในการมาพูดแม้คุณจะยังไม่ได้พูดก็ตาม” เรียนรู้ว่า audience คุณชอบ presentation สไตล์ไหน ถ้าคุณ present ผู้ใหญ่มากๆ … แล้วคุณทำ Font จิ๋วๆ ภาพที่ไม่สื่อ อารมณ์ผู้ใหญ่ก็คงไม่น่าจะดี ดังนั้น เลือก format, สีสัน และขนาด font ให้เหมาะสมก็สำคัญมาก
- “หลายครั้งการเล่นเกมส์ หรือการให้มีกิจกรรมมันเป็นการกระตุ้นความสนใจ” (แต่เกมส์หรือกิจกรรมควรสอดคล้องกับเนื้อหาที่เล่า)
ประมาณ 8 ข้อนี้นะครับ ลองฝึกใช้และที่สำคัญ “ซ้อมๆๆ เพราะยิ่งซ้อมคุณจะยิ่งแก้ หรือทำอะไรให้เข้าปาก” เพราะสำคัญสุดคือ เนื้อหาที่ตอนคุณพูด ถ่ายทอด ต้องลื่นไหล เพราะไม่งั้นต่อให้ทำ presentation ดียังไงก็จะแป็กได้
#วันละเรื่องสองเรื่อง
